Die Rolle des Aufsichtsrats bei Internal Investigations

"„Internal Investigations"" beschreibt – neutral – den unternehmensinternen Prozess der Sachverhaltsaufklärung. In letzter Zeit wird der Begriff vor allem aber im Zusammenhang mit Compliance-Verstößen verwendet. Kam es in einer Aktiengesellschaft zu Compliance-Verstößen, ist zu klären, was Vorstand und Aufsichtsrat zu tun haben. Dabei kann es in der Praxis zu Fragen der Kompetenzabgrenzung kommen, die nicht immer leicht zu beantworten sind, erläutert Professor Michael Arnold, Partner im Stuttgarter Büro von Gleiss Lutz.„Im Ausgangspunkt ist die aktienrechtliche Kompetenzverteilung eindeutig: Der Vorstand führt die Geschäfte der Gesellschaft unter eigener Verantwortung"", so der Aktienrechts-Experte. „Der Aufsichtsrat hat den Vorstand bei der Geschäftsführung zu überwachen. Dazu gehört auch, mögliche Pflichtverletzungen von Vorstandsmitgliedern zu verfolgen und ggf. Schadensersatzansprüche geltend zu machen."" Bei allen übrigen Folgen von Compliance-Verstößen im Unternehmen ist allerdings der Vorstand zuständig: Er muss Compliance-Verstöße abstellen, unter Umständen die Compliance-Organisation anpassen, arbeitsrechtliche Maßnahmen gegenüber Mitarbeitern sondieren und ggf. ergreifen, mit den Behörden kooperieren, Auswirkungen auf Bilanzen und Steuererklärungen prüfen, etc."

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„Sowohl Vorstand als auch Aufsichtsrat benötigen für die Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben eine ausreichende Informationsgrundlage““, erläutert Arnold. Wer ist bei Internal Investigations nun zuständig bzw. „im lead““? „Diese Frage wird unter Juristen zur Zeit lebhaft diskutiert. Sehr gute Gründe sprechen für folgende Lösung: In jedem Fall ist es der Vorstand, der nach möglichen Compliance-Verstößen den zugrunde liegenden Sachverhalt aufklären muss. Er hat zu ermessen, wie er diese Verstöße aufklärt““, so der Gleiss Lutz-Partner. Der Vorstand kann eigene Untersuchungen durchführen, etwa, indem er Mitarbeiter befragt. Er kann aber auch externe Berater einschalten. Der Aufsichtsrat kann sich regelmäßig darauf beschränken, die Sachverhaltsermittlung des Vorstands zu überwachen. Erst wenn der Aufsichtsrat den Verdacht hat, dass der Vorstand nicht ordnungsgemäß aufklärt oder Vorstandsmitglieder an Compliance-Verstößen beteiligt waren, kann er ausnahmsweise nach sorgfältiger Abwägung eine eigene Untersuchung durchführen. Der Aufsichtsrat hat ein Einsichts- und Prüfungsrecht und darf bei einer solchen Untersuchung externe Berater hinzuziehen.

Entscheidet sich der Aufsichtsrat für eine eigene Überprüfung, untersuchen Vorstand und Aufsichtsrat grundsätzlich getrennt und unabhängig voneinander. „In der Praxis bietet sich jedoch eine gemeinsame Untersuchung an““, sagt Arnold. „Dabei muss sichergestellt sein, dass beide Organe ihre Pflichten erfüllen können. Hier kommen organisatorische Vereinbarungen in Betracht. Compliance-Verstöße und Internal Investigations stellen sowohl den Vorstand als auch den Aufsichtsrat vor eine nicht leichte Aufgabe, zumal die Gerichte den Organen immer mehr Verantwortung auferlegen.““

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