Arbeitsrecht

Tücken des Urlaubsrechts

Thomas Hey
Thomas Hey © Bird & Bird LLP

In der aktuellen Rechtsprechung zum Urlaubsrecht haben sich relevante Änderungen für den Umgang mit dem Urlaubsanspruch der Arbeitnehmer ergeben. Zum einen treffen den Arbeitgeber nun konkrete Mitwirkungspflichten hinsichtlich der Gewährung von Urlaub für Arbeitnehmer [BAG am 19.02.2019, Az: 9 AZR 423/16]. Zum anderen entsteht mit dem Tod eines Arbeitnehmers ein Anspruch auf die finanzielle Abgeltung des restlichen Mindesturlaubs [BAG am 22.1.2019, Az: 9 AZR 328/16]. Dies hat zur Folge, dass viele Unternehmer nun ihre Urlaubspolitik ändern müssen.

Sinn und Zweck des gesetzlichen Mindesturlaubsanspruchs

Vorab ist festzuhalten, dass der Gesetzgeber mit der Regelung eines gesetzlichen Mindesturlaubsanspruchs eine effektive Arbeitsleistung und Produktivität des Arbeitnehmers sichern wollte. Urlaub bedeutet die Auszeit und Erholung von der Arbeit, um Kraft für neue Aufgaben zu sammeln.

Allgemeines zum Urlaubsrecht

Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) statuiert, dass jeder Arbeitnehmer einen Anspruch auf mindestens 20 Tage bezahlten Urlaub hat. Diese 20 Tage des gesetzlichen Mindesturlaubs beziehen sich auf das gesamte Jahr, sodass bei einer kürzeren Beschäftigung für jeden vollen Monat des Bestehens des Arbeitsverhältnisses einen Anspruch auf 1/12 des Jahresurlaubs entsteht. Dies gilt auch für Arbeitnehmer in der Probezeit und weiter auch für Teilzeitbeschäftigte. Gemäß § 7 Abs. 2 S. 1 Hs. 1 BUrlG muss der Urlaub mindestens in 12 aufeinanderfolgende Werktagen (2 Wochen) gewährt werden. Ist der Urlaub erst einmal bewilligt, so kann dieser auch grundsätzlich nicht widerrufen werden. Der Urlaub kann nur ausnahmsweise durch den Arbeitgeber gestrichen werden, wenn die Arbeitskraft des Arbeitnehmers dringend benötigt wird, um den Zusammenbruch des Unternehmens abzuwehren und ein Fernbleiben des Arbeitnehmers vom Arbeitsplatz eine Unzumutbarkeit für den Arbeitgeber darstellen würde. Wurde der Urlaub bereits angetreten, so ist ein Rückruf unzulässig. Abweichende vertragliche Vereinbarungen sind unwirksam und können sogar dazu führen, dass ein Urlaub, der unter derartigen Abreden angetreten wird, als nicht genommen gilt. Folgt der Arbeitnehmer dennoch einem derartigen Rückruf, hat der Arbeitgeber alle anfallenden Kosten zu erstatten. Erkrankt ein Arbeitnehmer während des genommenen Urlaubs, so erfolgt eine Anrechnung der Krankheitstage, wenn eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorgelegt wird. Verbleiben dadurch Resturlaubstage, so besteht ein Anspruch auf Neugewährung des Urlaubs.

In der Urlaubszeit darf grundsätzlich keine dem Erholungszweck entgegenstehende Tätigkeit ausgeübt werden. Darunter lassen sich pauschal entgeltliche Tätigkeiten fassen, jedoch ist im Zweifel eine Einzelfallabwägung notwendig. Beispielhaft zulässig sind die Unterstützung des Ehegattens auf dem Weihnachtsmarkt oder reine Gefälligkeiten.

Gestaltungsmöglichkeiten des Arbeitgebers

Die gesetzliche Regelung zum Mindesturlaub ist insoweit disponibel, dass mit dem Arbeitnehmer zusätzliche Urlaubstage vereinbart werden können. Häufig wird in der Praxis von Arbeitgeber bereits ein Urlaubsanspruch von 30 Tagen angeboten, so dass sich die Frage an die einzelnen Unternehmen und Betriebe stellt, wie sie ihre Urlaubspolitik gestalten wollen und worauf es in dem einzelnen Betrieb besonders ankommt. Hier kann mit verschiedenen Gestaltungsmöglichkeiten gearbeitet werden. So kann man als Arbeitgeber zum Beispiel festlegen, dass nur der gesetzliche Mindesturlaub gewährt wird und der Arbeitnehmer sich darüberhinausgehende Urlaubstage “kaufen“ muss, er also für die mehr gewährten Urlaubstage weniger Gehalt bekommt. Andersherum könnte man auch grundsätzlich 30 Tage gewähren und die 10 Tage über dem gesetzlichen Mindesturlaub abgelten, wenn dies vom Arbeitnehmer gewünscht ist. Dabei ist auf eine Trennung von dem gesetzlichen Mindesturlaub und den darüberhinausgehenden Tagen zu achten, ansonsten wird der gesamte Anspruch nach den gesetzlichen Vorschriften behandelt.  So kann jeder Arbeitgeber seine Urlaubspolitik bezüglich über den gesetzlichen Wortlaut hinausgehende Tage frei gestalten.

Betriebliche Regelung zu den Feiertagen

Wichtig ist weiterhin, eine betriebliche Urlaubsregelung für Feiertage zu planen. Feiertage sind grundsätzlich arbeitsfreie Tage mit Ausnahmen für bestimmte Branchen. Dabei ist zu beachten, dass Heiligabend (24. Dezember) und Silvester (31. Dezember) keine gesetzlichen Feiertage sind. So muss auch hier grundsätzlich Urlaub genommen werden. Soll Betriebsruhe stattfinden, ist an eine entsprechende Regelung in den arbeits- oder kollektivrechtlichen Verträgen zu denken.

Urlaubsübertragung und Mitwirkung des Arbeitgebers

Von Bedeutung ist dabei, dass sich der gesetzliche Mindesturlaub auf das laufende Kalenderjahr und nicht auf ein eventuell abweichendes Geschäftsjahr bezieht. Der Urlaub ist daher bis zum 31. Dezember eines jeden Jahres zu nehmen, weil er sonst nach dem Bundesurlaubsgesetz verfällt.

Der EuGH hat am 6. November 2018 (AZ C-619/16) entschieden, dass diese Ansprüche nur untergehen, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer tatsächlich in die Lage versetzt hat, Urlaub zu nehmen und ihn rechtzeitig und eindeutig darauf hingewiesen hat, wie viel Urlaub er noch hat und dass der Verfall der Urlaubstage droht. Andererseits hat der EuGH in derselben Entscheidung aber auch verdeutlicht, dass der Arbeitgeber nicht gezwungen ist, dem Arbeitgeber Urlaub zu gewähren, den dieser nicht beantragt hat. Dieser Entscheidung hat sich das BAG am 19. Februar 2019 (AZ 9 AZR 423/16) angeschlossen, sodass den Arbeitgeber nun Mitwirkungspflichten hinsichtlich des Urlaubs der Arbeitnehmer treffen. Bisher war eine solche Benachrichtigung nicht verpflichtend. Kommt der Arbeitgeber dieser Pflicht nicht nach, so verfallen die Urlaubstage nicht automatisch, sondern werden in das folgende Kalenderjahr ohne Begrenzung übertragen.

Fraglich ist, wie sich eine solche Mitwirkungspflicht gestaltet. Der Arbeitgeber muss seine Arbeitnehmer „klar, eindeutig und direkt auf ihren Einzelfall bezogen“ darauf hinweisen, dass der Urlaub verfällt, wenn er nicht rechtzeitig genommen wird.

Zu denken wäre hier an eine ausführliche Aufklärungsnachricht seitens des Arbeitgebers, wie viele Urlaubstage dem einzelnen Arbeitnehmer noch zustehen und bis wann er sie zu nehmen hat, gegebenenfalls sogar wie er Urlaub zu beantragen hat. Diese Benachrichtigung muss für den einzelnen Arbeitnehmer klar verständlich formuliert sein, d.h. gegebenenfalls auch in einer anderen Sprache als Deutsch. Nach Maßgabe des EuGH (AZ C-619/16) hat die Benachrichtigung erforderlichenfalls förmlich statt zu finden. Das LAG Köln (AZ 4 Sa 242/18) hat dazu weiter ausgeführt, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zuvor konkret durch individuelle Benachrichtigung des Arbeitnehmers aufgefordert haben muss. Allgemeine Benachrichtigungen, an alle Arbeitnehmer an ihren Urlaub zu denken, würden im Zweifel nicht hierunter fallen.

In vielen Unternehmen gibt es bereits die Möglichkeit die Urlaubstage selbstständig in Online-Portalen einzusehen. Fraglich wird sein, wie sich eine solche Möglichkeit auf den Inhalt der Benachrichtigung auswirken wird und ob in diesem Fall eine allgemeine Benachrichtigung ausreichen wird. Auch was im Einzelfall „rechtzeitig“ bedeutet bleibt offen.

Finanzielle Abgeltung des Urlaubs

Urlaub ist grundsätzlich in Natur zu gewähren. Gemäß § 7 Abs. 4 BUrlG kann der Urlaub nur abgegolten werden, wenn er dem Arbeitnehmer aufgrund einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr gewährt werden kann. Dies bezieht sich aber nur auf den gesetzlichen Mindesturlaub von 20 Tagen. Alles darüber hinaus unterliegt der Vereinbarung der Parteien. Zahlt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer trotzdem seinen gesetzlichen Mindesturlaub aus, so ist dies ein nichtiges Rechtsgeschäft nach § 13 Abs. 1 S. 3 BUrlG, weil dies den Mindestanspruch auf Urlaub in unzulässiger Weise verkürzt. Der Arbeitgeber hat in diesem Fall keinen Anspruch auf die Rückzahlung der Abgeltung, muss aber trotzdem den Urlaub gewähren, solange dieser nicht endgültig verfallen ist. Hierauf besteht jedoch kein Rechtsanspruch, sodass ein solches Vorgehen auf gegenseitigem Vertrauen beruht.

Vererbung des Urlaubsanspruchs

Der EuGH  hat 2018 dies jedoch anders entschieden. Die Erben eines verstorbenen Arbeitnehmers können nun die finanzielle Abgeltung des nicht genommenen Urlaubs verlangen.

Dem hat sich das BAG (22.1.2019 AZ 9 AZR 328/16) jetzt angeschlossen. Danach haben nun die Erben eines im laufenden Arbeitsverhältnis verstorbenen Arbeitnehmers gemäß § 1922 Abs. 1 BGB einen Anspruch auf die Abgeltung des dem Erblassers zum Zeitpunkt seines Todes noch zustehenden gesetzlichen Mindesturlaubs, soweit dies vertraglich so beschränkt ist, ansonsten bezieht er sich auf den gesamten vertraglichen Urlaubsanspruch.

Welche Umstände können eine Kürzung des Urlaubsanspruchs begründen?

Die Idee, krankheitsbedingte Fehlzeiten vom Urlaubsanspruch abzuziehen, um „Dauerfehlen“ vorzubeugen, ist nach wie vor aktuell. Nach der Rechtsprechung des BAG wird der Urlaubsanspruch seit 1982 (BAG AZ 6 AZR 571/79) als grundsätzlich unabhängig von der geleisteten Arbeit angesehen. Daraus resultiert, dass der Urlaubsanspruch auch nicht aus dem Grund nichterbrachter Arbeit ausgeschlossen sein kann. Auch im Falle einer länger andauernden Erkrankung sieht der EuGH in einer Entscheidung von 2011 einen Anspruch auf bezahlten Jahresurlaub begründet. In diesem Fall bleibt der Anspruch bestehen, wenn der Arbeitnehmer den Urlaub bis zum Übertragungszeitraum (31. März des Folgejahres) wegen der Krankheit nicht nimmt bzw. nicht nehmen kann. Eine Ausnahme gilt für Langzeiterkrankungen. Dafür hat das BAG eine 15-monatige Grenze entwickelt, sodass der Urlaubsanspruch verfällt, wenn 15 Monate nach Ablauf des entsprechen Urlaubsjahres vergangen sind. Dies bezieht sich ebenfalls nur auf den gesetzlichen Mindestanspruch. Alles darüber hinaus unterliegt der freien Parteivereinbarung.

Grundsätzlich dürfen Teilzeit- nicht schlechter als Vollzeitbeschäftigte gestellt werden. Dabei kommt es oftmals zu Problemen, wenn in Vollzeit erworbene Urlaubstage in Teilzeitbeschäftigung genommen werden. Fragen ergeben sich dann hinsichtlich der Berechnung des Urlaubsentgelts. Das BAG hält fest, dass der Urlaubsentgeltanspruch zeitgleich mit dem Urlaubsanspruch entsteht und sich somit aus dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst der letzten 13 Wochen berechnet. In der Praxis bedeutet das für den Arbeitgeber, sorgfältig zu dokumentieren, wer wann welchen Urlaubsanspruch erworben hat. Bei Teilzeitbeschäftigung ist der Beschäftigungsumfang im Zeitpunkt der Entstehung des Urlaubsanspruchs darzulegen. Zu empfehlen ist, den erworbenen Urlaub vor Reduzierung der Beschäftigung zu nehmen.

Fazit

Wichtig ist jetzt für alle Unternehmer, soweit dies noch nicht geschehen ist, ihren Beschäftigten möglichst zeitnah die offenen Resturlaubsansprüche zur Kenntnis zu bringen und sie aufzufordern, bzw. mit ihnen gemeinsam zu planen, wie der Resturlaub für das Jahr 2019 genommen wird. Bitte versenden Sie daher umgehend entsprechende E-Mails!

Zusätzlich ist es im Unternehmen wichtig, zu überlegen, wie generell mit Urlaub umgegangen werden soll. Es ist sicherlich zeitgerecht, zumindest die Möglichkeit zu schaffen, mehr als den gesetzlichen Urlaub, gegebenenfalls auch mehr als die üblichen 30 Tage, bezogen auf eine Arbeitswoche von fünf Arbeitstagen, zu nehmen. Es gibt hierzu vielfältige Modelle, wie zum Beispiel die Umwandlung von Gehalt in Urlaub. Wichtig ist es, auch hier ein klares Konzept zu haben, dass ebenso klar den Beschäftigten kommuniziert und auch über das Jahr nachgehalt wird. Die neueste Rechtsprechung des EuGH und des BAG machen ganz deutlich, dass Transparenz und Kommunikation diesbezüglich gegenüber den Arbeitnehmern unverzichtbar ist. Darüber hinaus sollten Festlegungen geschehen, wie zum Beispiel, ob eine Jahresurlaubsplanung notwendig ist, ob und wie Urlaub langfristig geplant wird und wie man bei Eintritt und Austritt mit Teilurlaubsansprüchen umgeht.

Unerfreulich ist hierbei: Die Bürokratie nimmt zu. Andererseits helfen Transparenz und Konsistenz den Beschäftigten, das bestehende System als fair zu akzeptieren.

 

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