Write it right

Es ist wohl schon jedem passiert: Man hat eine E-Mail verschickt, die man nicht verschicken wollte, sei es, dass man zu schnell den „Send-Button“ gedrückt hat, sei es, dass man sie im ersten Zorn über die Handlung eines Anderen geschrieben hat, oder dass man Dinge geschrieben hat, die man eigentlich gar nicht hätte schreiben sollen. Gleiches gilt in noch viel gravierenderer und besonders unangenehmer Weise für Posts auf Facebook, irgendwelchen Foren oder anderen Social Media Kanälen. Dort geschieht Kommunikation oft schnell, leider auch undurchdachter und erreicht zudem einen viel größeren Adressatenkreis – eventuell mit fatalen Folgen für Arbeitgeber oder Arbeitnehmer. Noch gefährlicher ist die Tendenz zu schnellen Antworten und Rückantworten durch die sich Kommunikation schnell hochschaukelt, ohne dass aber wirkliche Kommunikation stattfindet.

Was ist Kommunikation?

Kommunikation meint Verständigung und Austausch von Menschen miteinander in Form von Sprache und Zeichen. Der Sender steht innerhalb der Kommunikation immer mindestens einem Empfänger gegenüber. Für Social Media ist typisch, dass es in der Regel eine Vielzahl an Adressaten gibt. Mittlerweile gibt es eine große Anzahl von Medien und Kanälen, über welche kommuniziert werden kann. Die größere Bandbreite an Möglichkeiten zur Kommunikation vermehrt allerdings auch die kommunikationsspezifischen Gefahren.

Warum ist das Thema so wichtig?

Zum einen wird Kommunikation in Zeiten von Internet und Social Media immer wichtiger und vielseitiger. Gleichzeitig nimmt die persönliche unmittelbare Kommunikation zwischen Menschen stetig ab. Durch Internet und Social Media gewinnt jede Form von Kommunikation, sei es durch Facebook, WhatsApp, Instagram, E-Mail etc., eine Verbreitungsgeschwindigkeit und Ausbreitungsgefahr, die mit den klassischen Kommunikationsmitteln nicht zu erzielen war.

Die Nutzung von neuen Medien zum Zwecke der Kommunikation birgt jedoch noch weitere Risiken. Bei einer Vermischung von privater und dienstlicher Nutzung dieser Kanäle können für den Arbeitnehmer Konflikte in Bezug auf seine beruflichen Pflichten oder seine Arbeitszeit entstehen. Insbesondere im dienstlichen Bereich treffen den Arbeitnehmer häufig Geheimhaltungspflichten in Bezug auf bestimmte Kommunikationsthemen, wie bei Geschäfts- oder Betriebsgeheimnissen. Ein Verstoß hiergegen kann bei mangelnder Überlegung schnell erfolgen und zu einer Haftung oder gar Strafbarkeit des Arbeitnehmers führen. Weiterhin ist das gesprochene Wort bekanntlich flüchtig, das Internet vergisst aber nicht.

Ein Vorteil der Kommunikation über Social Media ist deren Schnelllebigkeit. Die eigenen Gedanken können schneller verbreitet werden. Die Kommunikation ist jedoch dementsprechend auch häufig weniger durchdacht und oberflächlich. Dazu werden schnell Emotions-Bilder und andere comicartige Elemente in E-Mails eingesetzt, die je nach Empfänger das Gefühl mangelnder Seriosität vermitteln. Man bekommt den Eindruck, dass der vor Jahren mal von einer wissenschaftlichen Mitarbeiterin getane Spruch, dass drei bis vier richtige Buchstaben pro Wort ausreichen würden, um den Sinn des Textes zu verstehen, tatsächlich zunehmend in die Kommunikation Eingang finde. Macht man sich dies tatsächlich zur Angewohnheit, kann dies auf die Gefahr hinauslaufen, dass der Adressat mit den Neologismen des Senders wenig anfangen kann und das die Kommunikation insgesamt für die andere Seite schwer verständlich oder gar sinnlos wirkt.

Auch durch Mechanismen wie Autokorrektur bekommen ganze Äußerungen schnell einen sinnfreien oder gar gegenteiligen Sinngehalt.

Was ist die Herausforderung?

Die zentrale Herausforderung für jeden Einzelnen besteht darin, ein Bewusstsein zu erhalten, mit wem man kommuniziert, welches Kommunikationsmittel in der konkreten Situation gewählt werden soll und ob das Gesprächsthema für das Umfeld richtig ist, ob private Inhalte in dem geschäftlichen Umfeld angebracht sind oder ob in einem privaten Umfeld geschäftliche Inhalte angemessen sind. Außerdem muss sich die Frage gestellt werden, welche Ausdrucksweise die Richtige bzw. Angemessene ist. Denn durch die korrekte Ausdrucksweise erhalten beide Seiten das Gefühl im Gespräch ernst genommen zu werden.

Selbstverständlich spricht nichts dagegen, ein wenig lockeren Smalltalk in den Arbeitsalltag einzubringen. Als Gesprächspartner sollte man sich jedoch selbst im Vornherein die Frage stellen, ob der Gesprächsinhalt und das Kommunikationsmittel in der konkreten Situation angemessen sind, und ob es angebracht ist, in die private Kommunikation dienstliche Themen einzubringen. Möglicherweise interessiert sich der Gesprächspartner auch nicht brennend für private Informationen aus dem Alltag seines Gegenübers.

Warum ist jede Kommunikation miteinander wichtig?

Ein Unternehmen hat Interesse daran, dass die Kommunikation seiner Arbeitnehmer untereinander gut funktioniert. Zum einen geht es hierbei um das Ansehen des Unternehmens nach außen. Die richtige Kommunikation unter Kollegen kann erhebliche Vorteile mit sich bringen, wie die Verbesserung des Arbeitsklimas oder höhere Motivation der Arbeitnehmer. Dies alles kann dazu beitragen, dass das Unternehmen für andere als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen wird. Viele Unternehmer fördern die Aktivitäten ihrer Arbeitnehmer auf Facebook, LinkedIn oder Xing.

Nichtsdestotrotz gibt es auch Nachteile: Eine gänzlich ungezwungene Kommunikation kann zu einer Verwischung von dem Gefühl für Hierarchien führen. Plötzlich ist sich jeder per „Du“ und wer genau wessen Vorgesetzter oder Kollege ist, ist nicht erkennbar. Die Nutzung formloser Sprache im Schriftverkehr führt zu dem Verlust korrekter Ausdrucksweise, Rechtsschreibung und Kommasetzung. Der Gesprächspartner, der auf einen korrekten Schreibstil wert legt, fühlt sich im Gespräch gegebenenfalls nicht ernst genommen oder respektiert oder wertgeschätzt.

Teilt man unbedacht private Details über sich selbst besteht die Gefahr der Verbreitung sensibler Information oder der Gefahr von Mobbing unter Kollegen. Ein Negativbeispiel im Rahmen von interner Kommunikation ist, dass E-Mails mit privatem Inhalt an einen Kollegen gesendet werden und dieser sie dann an weitere Kollegen weiterleitet, sodass private Gesprächsinhalte für Dritte einsehbar werden, sog. Filing. Dies wiederum kann zu erheblichen Unbehagen am Arbeitsplatz und damit zu einer Minderung der Produktivität der Arbeitnehmer beitragen.

Die Folgen können für Arbeitnehmer und Arbeitgeber jedoch auch fataler sein: Neben den genannten Aspekten kann eine schlechte Kommunikation den Arbeitnehmer im Ernstfall so weit drängen, dass dieser als letzten Ausweg die Kündigung sucht. Der Arbeitgeber beklagt sodann einen Verlust von Arbeitnehmern, sowie einen schlechten Ruf des Unternehmens.

Was sind die Empfehlungen?

Zunächst muss jeder zwischen privater oder dienstlicher Kommunikation unterscheiden.

Für private Kommunikation sollten private Kommunikationswege genutzt werden, für Dienstliche die Dienstlichen.

Weiter sollte zwischen externer und interner dienstlicher Kommunikation unterschieden werden. Die externe Kommunikation sollte keine Rechtschreib- oder Grammatikfehler enthalten und man sollte höfliche Ausdrucksformen beachten. Intern sollte zumindest gegenüber Vorgesetzten eine gewisse Form gewahrt werden. Gegenüber Kollegen und Mitarbeitern solle die Kommunikation freundlich und wertschätzend sein.

Im Rahmen der dienstlichen Kommunikation sollte man sich zudem folgende Fragen vor Augen führen, um Haftungsfälle zu vermeiden: Was muss, soll, darf und sollte ich nicht kommunizieren?

Was definitiv am Arbeitsplatz kommuniziert werden muss, sind die Themen, bei denen es um die Vermeidung von Haftungen im Unternehmen geht. Exemplarisch nennen lässt sich hierfür die Dokumentation von Prüfungen oder Maßnahmen der Produktsicherheit. Kommt es hierbei zu Fehlern, kann dies im Ernstfall zu Schadensersatzpflichten nach § 1 ProdHaftG oder § 823 BGB führen.

Empfehlenswert ist es, sämtliche Unterlagen und Notizen zur Aktenführung festzuhalten. Dies dient der Beweissicherung und Transparenz am Arbeitsplatz. Umfasst hiervon sind unter anderem Untersuchungsberichte und Kundenrückmeldungen.

Offen kommuniziert werden darf auch über sämtliches unverfängliches Material und Material, das keine Haftung begründet, wie Reklamationsdokumente oder Fehleranalysen.

Problematisch sind belastende Materialien oder Dokumentationen illegaler Aktivitäten. Hierbei stellt sich die Frage, wie diese Themen intern zu kommunizieren sind. Zu empfehlen ist hierbei grundsätzlich eine Kommunikation „von unten nach oben“. Wenden Sie sich in Problemfällen oder bei Unsicherheiten an ihren Vorgesetzten.

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