Hauptversammlungen trotz COVID-19 gesichert

Bundestag und Bundesrat haben am 25./27.3.20 ein umfangreiches Maßnahmenpaket zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie beschlossen, das zunächst für das Jahr 2020 befristete substanzielle Erleichterungen für die Durchführung von Hauptversammlungen, auch in virtueller Form ohne Präsenz der Aktionäre, vorsieht. Diese Regelungen sind bereits am 28.3.20 in Kraft getreten. Christoph H. Seibt und Sabrina Kulenkamp, Partner der Sozietät Freshfields Bruckhaus Deringer, erläutern die Reform und geben Praxishinweise.

Mit dem „Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie“ – kurz: C19-AuswBekG – reagiert der Gesetzgeber auf die gegenwärtigen Einschränkungen der Versammlungsmöglichkeiten, die zu erheblichen Hindernissen auch bei der Durchführung von Hauptversammlungen (HVs) führen. Das C19-AuswBekG ermöglicht es, virtuelle HVs via Internet auch ohne Präsenz der Aktionäre abzuhalten. Dadurch sollen Unternehmen weiterhin Beschlüsse fassen können (z. B. zu Dividenden, Kapitalerhöhungen oder Abschlussprüfer- bzw. Aufsichtsratswahlen), um ihre Handlungsfähigkeit zu erhalten.

Bedingungen für die virtuelle Hauptversammlung

Nach § 1 Abs. 2 C19-AuswBekG kann der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats entscheiden, dass HVs ohne physische Präsenz der Aktionäre durchgeführt werden. Für diese Entscheidung steht den Organen ein breiter Ermessensspielraum zu; der Gesundheitsschutz wird voraussichtlich bis in den Herbst hinein (und auch nach etwaigen Lockerungen der Versammlungsbeschränkungen) für die Wahl einer virtuellen HV sprechen. Eine bereits einberufene HV kann jedoch nicht in eine virtuelle umgewandelt werden, sondern müsste „abgeladen“ und eine neue virtuelle HV unter entsprechender Anpassung der Teilnahmebedingungen einberufen werden.

Eine virtuelle HV setzt Viererlei voraus: 1. Eine Bild- und Tonübertragung der gesamten HV (einschließlich Generaldebatte und Abstimmungen) über das Internet. 2. Die Aktionäre können ihr Stimmrecht über elektronische Kommunikation (i. d. R. über E-Briefwahl) und Vollmachtserteilung ausüben. Eine „echte“ Online-Teilnahme mit Antragsrechten „in“ der HV muss nicht von der Gesellschaft ermöglicht werden. 3. Die Aktionäre haben eine Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation, wobei der Vorstand nach freiem Ermessen entscheiden kann, welche Fragen er wie beantwortet, und insbesondere (und auch das wird die Regel werden) vorgeben kann, dass Fragen bis spätestens zwei Tage vor der Versammlung einzureichen sind. Der Vorstand kann auch vorab auf der Homepage der Gesellschaft FAQ zur Verfügung stellen, die dann in der HV nicht noch einmal verlesen werden müssen. In der Versammlung selbst werden die Fragen dann vom – physisch präsenten oder virtuell zugeschalteten – Vorstandsvorsitzenden beantwortet. 4. Aktionäre, die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, müssen die Möglichkeit zum (elektronischen) Widerspruch zum Protokoll des Notars eingeräumt bekommen. Wichtig: Das Recht der Aktionäre, HV-Beschlüsse auf Grund von Verletzungen der Formalvorschriften qua Anfechtungsklage beseitigen zu können, wird stark beschränkt; der Aktionär müsste der Gesellschaft Vorsatz nachweisen.

Für die Online-Teilnahme an der HV gilt: Auch ohne entsprechende Ermächtigung durch die Satzung oder Geschäftsordnung kann der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats, (i) die elektronische Teilnahme an der HV, (ii) die elektronische Stimmabgabe (Briefwahl), (iii) die elektronische Teilnahme von Mitgliedern des Aufsichtsrats und/oder (iv) eine Bild- und Tonübertragung beschließen. Rechtlich zwingend ist die physische Anwesenheit des Versammlungsleiters (i. d. R. der Aufsichtsratsvorsitzende) und des Notars am Versammlungsort (z. B. Geschäftsräume des Unternehmens); daneben sollte mit Blick auf die Erläuterung des Jahresabschlusses und ggf. einzelner Punkte der Tagesordnung sowie die Fragenbeantwortung zumindest der Vorstandsvorsitzende und technisches Personal im oder nahe am Versammlungsraum anwesend sein. Die übrigen Vorstände und Aufsichtsräte können online miteinander verbunden sein und kommunizieren, müssen aber nicht als Bild hinzugeschaltet werden.

Einberufung und Zeitpunkt der Hauptversammlung

Der Vorstand kann mit Zustimmung des Aufsichtsrats entscheiden, die HV spätestens am 21. Tag vor der Versammlung (statt 30 Tage zzgl. etwaiger Anmeldefrist) einzuberufen; eine Verlängerung dieser Mindestfrist um die Anmeldefrist findet abweichend von der sonst geltenden Regelung nicht statt. Aus logistischen Gründen (verzögerte Briefläufe, Homeoffice-Tätigkeiten etc.) und zur sicheren Ermöglichung der Stimmrechtsausübung durch ausländische Fonds werden vermutlich viele Börsenunternehmen von der Option der Fristverkürzung keinen Gebrauch machen. Der Vorstand kann mit Zustimmung des Aufsichtsrats den Zeitraum zur Durchführung der HV bis zum Ende des laufenden Geschäftsjahrs (statt innerhalb der bisherigen Achtmonatsfrist) verlängern.

Die Regelungen des C19-AuswBekG gelten auch für die KGaA und grundsätzlich auch für die SE. Allerdings ist zu beachten, dass die HV einer SE auch weiterhin innerhalb der ersten sechs Monate des Geschäftsjahres (Art. 54 Abs. 1 der SE-Verordnung) durchgeführt werden muss.