Hohe Standards in der Gremienkommunikation

Kein triviales Thema, aber meistens klar strukturiert und gut abgesichert – dieses Bild zeichnet eine Studie von Gleiss Lutz zur Kommunikation von Aufsichtsräten. Die Kanzlei hat dafür den kompletten Dax und MDax befragt, das Bild ist also denkbar vollständig.

Mündliche Interaktion ist für die meisten Aufsichtsräte vor allem innerhalb des Gremiums essenziell, auch mit Vorstandsvorsitzenden und CFOs gehört der regelmäßige informelle Austausch zum Alltag. Andere Vorstandsressorts sind nicht annähernd so eng angebunden, das Management unterhalb der Vorstandsebene kaum. Direkte Berichtswege laufen in den meisten Fällen von den Leitern Compliance, Revision und Risikomanagement zum Aufsichtsrat und seinen Ausschüssen, die Leiter Recht berichten nur in 46% der Fälle direkt. Wie die Kommunikation abläuft, in welchem Takt und in welchem Detailliertheitsgrad, ist in den allermeisten Unternehmen klar definiert.

Fast zwei Drittel nutzen eine eigene Board Management-Software für Dokumentenmanagement und Reporting. Dem übrigen Drittel sind die IT-Tools meistens zu kompliziert, zu teuer oder zu neumodisch. Für die Verteilung von Sitzungs- und anderen Unterlagen haben die allermeisten Unternehmen elektronische Datenräume eingerichtet. Weniger einheitlich sieht es bei der Enkryption aus: Fast zwei Drittel der Unternehmen verschlüsseln nur einen Teil der elektronischen Kommunikation zwischen den Gremien, immerhin 22% nicht einmal das.